你打開資助申請表，第一個衝動可能是寫：「我們很需要錢。」但開始申請前，資助方更關心你打算用資助完成哪一項工作、服務誰，以及你有沒有條件把工作做完。
很多機構一開表格就急着填，結果把機構背景、現有服務、項目需要、預算和人手混在一起。第一步應該是整理，整理到大家都知道目前有甚麼、欠甚麼、準備申請的是哪一件事。
先釐清：你這次想申請的是哪一項工作？
先用一句話完成這個句子：
我們希望在＿＿個月內，為＿＿一群人提供＿＿，處理＿＿個具體問題，並觀察＿＿項改變。
如果這句話只能寫成「支持機構持續發展」，代表項目還未成形。可以支付甚麼、支付多久，必須再看每個基金當期規則。不要先假設資助可以代替機構日常財務安排。
申請前要整理的 8 類資料
表格可左右滑動查看完整內容。
| 資料類別 | 你要寫下甚麼 | 最好保留的證據 |
|---|---|---|
| 機構身份 | 正式名稱、成立日期、董事及現有文件 | 註冊或章程文件 |
| 成立初衷 | 當初想處理甚麼問題 | 創辦人筆記、會議紀錄 |
| 現有服務 | 做過甚麼、服務誰、做了多久 | 活動表、出席紀錄 |
| 服務需要 | 參加者遇到的實際困難 | 訪談、回饋、前線觀察 |
| 執行人手 | 董事、同事、義工各自能做甚麼 | 分工表、書面確認 |
| 可用資源 | 場地、設備、伙伴、接觸渠道 | 借場確認、合作電郵 |
| 項目支出 | 哪些是一次性，哪些會每月發生 | 報價、付款紀錄、預算 |
| 缺口及風險 | 還欠甚麼文件、人手或專業能力 | 待辦表、風險紀錄 |
「認識一位導師」不等於「導師已答應參與」。「辦過三場活動」也不等於「已建立一套長期服務」。把已確認和仍在商談的事情分開，日後寫 Proposal 會快很多。
用一張工作表，找出真正缺口
每項資料都加三欄：
- 目前知道甚麼。
- 證據放在哪裏。
- 下一步要確認甚麼。
例如你寫「有義工支援」，便要補上義工能投入的時間、負責工作、是否需要培訓，以及主責缺席時誰接手。這些細節不是行政瑣事，而是別人判斷你能否承擔項目的線索。
教學假設：一個機構一直用自己的錢舉辦長者電腦班和手工班。下一步不是把兩個活動包裝成「全面長者支援」，而是先查清楚參加者為何再來、是否遇到數碼操作困難、活動後有沒有跟進需要，再決定哪一項值得發展成項目。現有活動是起點，不能自動變成完整往績。
整理完成後，請另一位董事只看一頁資料，回答三條問題：
- 我們想服務誰？
- 今次要做甚麼？
- 目前最需要補哪一塊？
如果不同人仍然說出不同方向，先處理共識和資料，不要急着把文字寫長。
下一步：先學方法，還是預約免費評估？
如果你想先自己整理，可以先完成15 題資助準備度自評，了解申請前應該先盤點甚麼。
如果你想有人陪你判斷，歡迎預約 30 分鐘免費深入評估。我們的顧問會先了解機構現況、目標、資料、時間和預算，再說明下一步是否需要其他支援。
評估不包括完整 Proposal 審閱，也不保證資助結果。