新成立 NGO 沒有多年機構往績，可以先整理創辦人的相關工作、已完成的試行、合作確認和管治安排。重點是說清楚誰做過甚麼，以及這些經驗如何支持今次項目，不能把個人經驗寫成新機構的成果。
先核對目標基金有沒有機構年資或往績要求。如果未符合，不能靠一份寫得漂亮的計劃書取代資格。以下方法是幫你整理現有證據，不是保證任何新機構都能申請。
四種證據，分開整理
表格可左右滑動查看完整內容。
| 證據 | 要說清楚甚麼 | 不要誇大成甚麼 |
|---|---|---|
| 創辦人經驗 | 以前以甚麼身份、在哪段時間、負責哪項工作。只使用獲准公開的資料。 | 不把前僱主、義務工作或個人經驗寫成新機構往績。 |
| 現有計劃 | 誰負責、何時做、誰管理預算、遇到問題由誰決定。 | 不把構想寫成已完成服務。 |
| 小型試行 | 測試哪個問題、實際做了甚麼、發現甚麼限制。 | 不把小量觀察或滿意度寫成長期成效。 |
| 合作及資源 | 誰已確認參與，提供哪些資源，仍有甚麼條件。 | 不把洽談、口頭意向或未批安排寫成正式承諾。 |
資助方需要判斷的，還包括你能否接觸目標對象、按計劃執行和管理資源。列一串職銜不一定回答得到。把經驗接到今次分工，讀者才知道它有甚麼用。
教學例子：把原始紀錄寫進申請
以下為假設教學例子，並非真實客戶或已完成項目。示例中的經驗、試行及合作，只有在實際發生並有紀錄時才能採用。
手上的資料
- 創辦人曾以義工身份，協助另一機構招募社區課程參加者及安排場地。
- 新機構已試行一節照顧者小組，保存招募、出席、流程時間和匿名回饋紀錄。
- 一個社區伙伴已書面確認協助轉介。後續場地仍在商談，未獲確認。
- 機構已分配項目統籌與支出覆核責任，並列出執行時間表。
容易寫過頭的版本
本機構具多年照顧者服務經驗，已建立成熟模式，並獲多個伙伴支持。
新機構未有多年服務，單次試行也不足以證明模式成熟。「多個伙伴支持」又把仍在商談的安排算了進去。
按證據整理後的版本
本機構新成立，創辦人曾以義工身份協助社區課程的招募及場地安排，今次由其負責招募流程。機構已試行一節照顧者小組，並記錄出席、流程時間及參加者回饋，用作調整活動安排。現有紀錄只反映這次試行，未能證明長期成效。
社區伙伴已書面確認協助轉介，後續場地仍待落實。機構已安排項目統籌及另一名成員覆核支出，相關分工會在申請中列明。
附上對應紀錄的日期、角色和可提供的文件。涉及其他機構及參加者的資料，先確認使用權限，按需要匿名化，不要直接公開簽到表、私人訊息或個人資料。
未有試點，先核實最不確定的一個問題
如果你還未試行，不要使用上面「已試行」的段落。先問目前最需要知道甚麼，再安排足夠小的測試。例如照顧者是否願意在該時段參加、轉介渠道能否接觸對象，或一節活動的流程是否可行。
- 寫下測試問題和方法，不把所有不確定的事放進同一次試點。
- 記錄實際招募、出席、流程問題和需要修改的地方。
- 把未驗證的長期成果保留為預期，不寫成已證實。
未開始的安排可以寫：「機構計劃先試行一節小組，核實招募渠道和流程安排。合作及場地仍待確認。」有甚麼便說甚麼，讓對方分得清準備進度。詳細做法可參考申請前如何做小型試點。
見資助方前，準備好回答執行問題
獲邀面談不等於已獲支持。可以用五個問題檢查準備情況：
- 目標對象遇到甚麼問題，你有甚麼資料支持？
- 你怎樣接觸他們，哪個渠道已確認？
- 第一個月會做甚麼，由誰負責？
- 哪個環節最不確定，有甚麼替代安排？
- 預算、支出和進度由誰核對？
下一步：先整理一頁執行說明
用四欄記下「現有證據、支持哪項工作、可提供的紀錄、仍需確認的事」。這一頁會幫你看見，應先補資料、做試點，還是已可以開始把需要、活動和成果寫成計劃書。
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個別基金對機構年資、往績、合作證明及文件的要求不同，請按當期官方指引核對。免費評估不包括完整計劃書審閱，也不保證獲批資助。